Abrechnen: vom Entwurf bis bezahlt

Zuerst: deine Einstellungen

Eine Rechnung ist erst mit deinem Praxisnamen, deiner Adresse, deiner KvK-Nummer und dem richtigen Umsatzsteuer-Hinweis gültig und erst mit deiner IBAN bezahlbar. Das trägst du unter Einstellungen › Erscheinungsbild ein. Unter Einstellungen › Honorare und Abrechnung wählst du deine Umsatzsteuerregelung (die niederländische Befreiung für Unterricht, die niederländische Kleinunternehmerregelung KOR, 21 % oder eine eigene Regelung), dein Zahlungsziel und deine Nummerierung. Lass die Umsatzsteuerregelung von deiner Steuerberatung bestätigen, bevor du die erste Rechnung versendest.

Der Monatslauf

1. Geh zu Rechnungen und klick auf „Entwürfe erstellen“. Wähle den Zeitraum, meistens den vergangenen Monat.
2. Pro Familie entsteht ein Entwurf mit allen gegebenen Stunden aus diesem Zeitraum, zu dem Satz, der zu der jeweiligen Stunde gehörte. Rechtzeitig abgesagte Stunden stehen nicht darauf; eine Nachholstunde steht nicht doppelt darauf.
3. Öffne einen Entwurf, um ihn zu prüfen. Stimmt etwas nicht, korrigiere die Stunde im Stundenplan und lösche den Entwurf; die Stunden werden frei, und du erstellst den Entwurf neu. Ein Entwurf hat noch keine Nummer.
4. Klick auf „Verschicken“. Die Rechnung bekommt jetzt ihre Nummer und geht als PDF per E-Mail an den Elternteil, der zahlt; dieselbe Rechnung steht im Elternportal.
5. Oder klick auf „Alle Entwürfe versenden“ und bestätige die Zusammenfassung: wie viele Rechnungen, welcher Gesamtbetrag. Ein Entwurf ohne E-Mail-Adresse bleibt stehen; den verschickst du selbst.

Als bezahlt markieren und erinnern

Eltern zahlen direkt auf dein Konto, mit dem Zahlungs-QR-Code oder per Überweisung. Siehst du den Betrag eingehen, öffne die Rechnung und klick auf „Als bezahlt markieren“. Der Status im Elternportal ändert sich mit. Nach Ablauf des Zahlungsziels gilt eine unbezahlte Rechnung als überfällig und steht unter Heute bei „Braucht Aufmerksamkeit“; wenn du Zahlungserinnerungen eingeschaltet hast, bekommt die Familie eine.

Eine Rechnung stornieren

1. Öffne die verschickte Rechnung und klick auf „Stornieren“.
2. Ihr wird eine Gutschrift mit eigener Nummer gegenübergestellt, und die Stunden werden wieder frei.
3. Korrigiere, was falsch war, und erstelle einen neuen Entwurf. Die Gutschrift und die ursprüngliche Rechnung bleiben beide in deiner Verwaltung; genau das will das Finanzamt sehen.

Stundenpakete

1. Leg das Paket unter Einstellungen › Honorare und Abrechnung an: einen Namen, die Zahl der Stunden, den Preis und wie lange es gültig ist.
2. Verknüpfe es auf der Schülerseite mit „Paket verknüpfen“ und wähle, wann die Rechnung rausgeht: sofort oder nach der ersten Stunde beim nächsten Monatslauf.
3. Jede gegebene Stunde bucht eine Einheit ab. Auf der Schülerseite siehst du, wie viele übrig sind und bis wann. Ein Paket, das aufgebraucht oder abgelaufen ist, verlängerst du, oder du schreibst den Rest gut; neue Stunden landen wieder auf der Zeitraumrechnung.

Für deine Steuerberatung

Jede Rechnung und jede Gutschrift ist ein PDF. Unter Einstellungen › Deine Daten exportierst du alle Rechnungen als Tabellendatei, mit Beträgen als Text und Datumsangaben im ISO-Format. Die Nummerierung läuft pro Jahr lückenlos durch, mit eigenem Präfix, wenn du willst.

Häufige Fragen