Einen Schüler anlegen, Eltern verknüpfen und den Elternlink verschicken

Einen Schüler anlegen

1. Geh zu Schüler und klick auf „Schüler hinzufügen“.
2. Trag Vor- und Nachnamen ein. Klasse und Schule sind optional, die Klasse taucht aber im Monatsbericht wieder auf.
3. Wähle die Fächer, die dieses Kind bei dir hat, oder lass das Feld offen; eine Stunde kann immer noch ein anderes Fach bekommen.
4. Trag einen Stundensatz ein, wenn er vom Honorar deiner Praxis abweicht; leer bedeutet Standardhonorar.
5. Wähle einen Elternteil. Gibt es ihn noch nicht, klick auf „+ Neuer Elternteil“ und trag Name und E-Mail-Adresse ein; speichere den Elternteil und mach weiter.
6. Eine Notiz zum Schüler ist nur für dich. Eltern sehen sie nie.
7. Speichere. Der Schüler steht in deiner Liste und hat eine eigene Seite mit allem, was ab jetzt passiert.

Eltern: wer zahlt und wer mitliest

Ein Elternteil hat einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eventuell eine Telefonnummer und Adresse. An die E-Mail-Adresse gehen die Rechnungen und der Elternlink. Du verknüpfst einen Elternteil mit einem oder mehreren Kindern; Geschwister teilen sich also einen Elternteil.

Hat ein Kind zwei Elternteile, verknüpfst du beide mit dem Schüler. Einer von ihnen zahlt: Er bekommt die Rechnung. Mit „Rechnung hierhin“ wechselst du, wer zahlt. Der andere Elternteil bekommt einen eigenen Elternlink und sieht im Portal die Stunden, den Monatsbericht und die Arbeitsblätter des Kindes, von der Rechnung aber nur den Anteil, der sein Kind betrifft.

Pro Elternteil stellst du ein, ob er auf dem Laufenden gehalten wird: Monatsberichte, Elternlinks und Zahlungserinnerungen. Die Rechnung selbst fällt nie darunter; sie geht immer an den, der zahlt. Außerdem stellst du pro Familie ein, ob sie dir über das Portal eine freie Nachricht schicken darf.

Den Elternlink verschicken

1. Öffne die Schülerseite und klick auf „Elternlink kopieren“. Der Link liegt jetzt in deiner Zwischenablage.
2. Schick ihn den Eltern, zum Beispiel in deiner Willkommensmail. Jeder verknüpfte Elternteil hat einen eigenen Link.
3. Auf der Schülerseite siehst du, wann das Portal zuletzt geöffnet wurde, und weißt also, ob der Link angekommen ist.
4. Ist ein Link verloren gegangen oder bei der falschen Person gelandet, klick auf „Neuer Link“: Der alte funktioniert sofort nicht mehr. Mit „Zugang entziehen“ schließt du das Portal für dieses Kind ganz.

Pausieren, archivieren und zurückholen

Ist ein Schüler eine Weile weg, krank oder im Urlaub, pausierst du ihn bis zu einem Datum. Die feste Unterrichtszeit bleibt bestehen, und bis zu diesem Tag werden keine Stunden eingeplant. Hört ein Schüler auf, archivierst du ihn: Die feste Unterrichtszeit endet, noch nicht gegebene Stunden entfallen, und Unterrichtshistorie, Stundenprotokolle, Monatsberichte und Rechnungen bleiben erhalten. Mit „Archivierte anzeigen“ holst du ihn später zurück; ein alter Elternlink kommt dann nicht von selbst wieder, du erstellst einen neuen.

Einen Elternteil löschst du nur, wenn keine Schüler und keine Rechnungen mehr an ihm hängen. Bittet eine Familie um die Löschung ihrer Daten, gibt es dafür auf der Elternseite einen eigenen, endgültigen Weg. Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren und bleiben deshalb bestehen.

Häufige Fragen