Factureren: van concept tot betaald

Eerst: je instellingen

Een factuur is pas geldig met je praktijknaam, adres, KvK-nummer en de juiste btw-regel, en pas betaalbaar met je IBAN. Dat vul je in bij Instellingen › Huisstijl. Bij Instellingen › Tarieven en facturatie kies je je btw-regeling (onderwijsvrijstelling, KOR, 21% of een eigen regeling), je betaaltermijn en je nummering. Laat de btw-regeling door je boekhouder bevestigen voordat je de eerste factuur verstuurt.

De maandrun

1. Ga naar Facturen en klik „Concepten maken”. Kies de periode, meestal de afgelopen maand.
2. Per gezin komt er één concept met alle gegeven lessen uit die periode, tegen het tarief dat bij elke les hoorde. Lessen die op tijd zijn afgemeld staan er niet op; een inhaalles staat er niet dubbel op.
3. Open een concept om het na te lezen. Klopt er iets niet, pas dan de les aan op het Rooster en verwijder het concept; de lessen komen vrij en je maakt het concept opnieuw. Een concept heeft nog geen nummer.
4. Klik „Versturen”. De factuur krijgt nu zijn nummer en gaat als pdf per mail naar de ouder die betaalt; dezelfde factuur staat in het ouderportaal.
5. Of klik „Alle concepten versturen” en bevestig de samenvatting: hoeveel facturen, welk totaalbedrag. Een concept zonder e-mailadres blijft staan; die verstuur je zelf.

Betaald markeren en herinneren

Ouders betalen rechtstreeks op jouw rekening, met de betaal-QR-code of door het over te nemen. Zie je het bedrag binnenkomen, open dan de factuur en klik „Betaald markeren”. De status in het ouderportaal verandert mee. Na de betaaltermijn staat een onbetaalde factuur op te laat en op Vandaag bij „Vraagt om aandacht”; als je betalingsherinneringen hebt aangezet, krijgt het gezin er een.

Een factuur crediteren

1. Open de verstuurde factuur en klik „Crediteren”.
2. Er komt een creditnota tegenover te staan, met een eigen nummer, en de lessen komen weer vrij.
3. Pas aan wat er mis was en maak een nieuw concept. De creditnota en de oorspronkelijke factuur blijven allebei in je administratie; dat is wat de Belastingdienst wil zien.

Lespakketten

1. Definieer het pakket bij Instellingen › Tarieven en facturatie: een naam, het aantal lessen, de prijs en hoe lang het geldig is.
2. Koppel het op de leerlingkaart met „Pakket koppelen” en kies wanneer de factuur eruit gaat: meteen, of na de eerste les bij de volgende maandrun.
3. Elke gegeven les schrijft een strip af. Je ziet op de kaart hoeveel er over zijn en tot wanneer. Een pakket dat op of verlopen is, verleng je of crediteer je het restant van; nieuwe lessen vallen weer op de periodefactuur.

Voor je boekhouder

Elke factuur en creditnota is een pdf. Bij Instellingen › Je gegevens exporteer je al je facturen als spreadsheetbestand, met bedragen als tekst en datums in ISO-formaat. De nummering loopt per jaar door zonder gaten, met een eigen voorvoegsel als je dat wilt.

Veelgestelde vragen