Een leerling toevoegen, ouders koppelen en de ouderlink versturen

Een leerling toevoegen

1. Ga naar Leerlingen en klik „Leerling toevoegen”.
2. Vul de voornaam en achternaam in. De groep en de school zijn optioneel, maar de groep komt wel terug in het maandrapport.
3. Kies de vakken die dit kind bij je volgt, of laat het open; een les kan altijd nog een ander vak krijgen.
4. Vul een uurtarief in als het afwijkt van je praktijktarief; leeg betekent het standaardtarief.
5. Kies een ouder. Is die er nog niet, klik dan „+ Nieuwe ouder” en vul naam en e-mailadres in; sla de ouder op en ga verder.
6. Een notitie bij de leerling is alleen voor jou. Ouders zien die nooit.
7. Sla op. De leerling staat in je lijst en heeft een eigen kaart met alles wat er vanaf nu gebeurt.

Ouders: wie betaalt en wie kijkt mee

Een ouder heeft een naam, een e-mailadres en eventueel een telefoonnummer en adres. Naar het e-mailadres gaan de facturen en de ouderlink. Je koppelt een ouder aan één of meer kinderen; broer en zus delen dus één ouder.

Heeft een kind twee ouders, dan koppel je ze allebei aan de leerling. Eén van hen is de betaler: die krijgt de factuur. Met „Stuur factuur hierheen” wissel je van betaler. De andere ouder krijgt een eigen ouderlink en ziet in het portaal de lessen, het maandrapport en de werkbladen van het kind, en van de factuur alleen het deel dat zijn kind betreft.

Per ouder stel je in of die op de hoogte wordt gehouden: maandrapporten, ouderlinks en betalingsherinneringen. De factuur zelf valt daar nooit onder; die gaat altijd naar wie betaalt. Ook stel je per gezin in of ze je via het portaal een vrij bericht mogen sturen.

De ouderlink versturen

1. Open de leerlingkaart en klik „Ouderlink kopiëren”. De link staat nu op je klembord.
2. Stuur hem naar de ouder, bijvoorbeeld in je welkomstmail. Elke gekoppelde ouder heeft een eigen link.
3. Op de kaart zie je wanneer het portaal voor het laatst is geopend, dus je weet of de link is aangekomen.
4. Is een link kwijt of bij de verkeerde terechtgekomen, klik dan „Nieuwe link”: de oude werkt meteen niet meer. Met „Toegang intrekken” sluit je het portaal voor dit kind helemaal.

Pauzeren, archiveren en terugzetten

Is een leerling even weg, ziek of op vakantie, dan pauzeer je hem tot een datum. De vaste lestijd blijft staan en er worden tot die dag geen lessen ingepland. Stopt een leerling, dan archiveer je hem: de vaste lestijd stopt, nog niet gegeven lessen vervallen, en de lesgeschiedenis, lesverslagen, maandrapporten en facturen blijven bewaard. Met „Gearchiveerd tonen” haal je hem later weer terug; een oude ouderlink komt dan niet vanzelf terug, je maakt een nieuwe.

Een ouder verwijder je alleen als er geen leerlingen en geen facturen meer aan hangen. Vraagt een gezin om gegevenswissing, dan is daar een aparte, definitieve weg voor op de ouderkaart. Facturen vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar en blijven daarom staan.

Veelgestelde vragen