Verwerkersovereenkomst

1. Partijen, en waarom deze overeenkomst er is

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen jou, de bijlesdocent of praktijk met een account bij LessonSolutions (de verwerkingsverantwoordelijke), en Just-Solutions, KvK 42024979, Panna 3, 5126 DJ Gilze, Nederland (de verwerker).

Zij is er omdat je met dit product persoonsgegevens van andere mensen verwerkt: kinderen van ongeveer vier tot twaalf jaar en hun ouders. Jij bepaalt welke gegevens je vastlegt en waarom; wij bewaren en bewerken ze uitsluitend om jou de dienst te leveren. Artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming schrijft voor dat die verhouding schriftelijk wordt vastgelegd. Dat is dit document.

Hoe zij tot stand komt. Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden en geldt zodra je een account aanmaakt en die voorwaarden aanvaardt. Wil je liever een afzonderlijk, door beide partijen ondertekend exemplaar — bijvoorbeeld omdat een school of gemeente daarom vraagt — mail dan privacy@lesson-solutions.online, dan sturen wij je die.

De Nederlandse tekst is de authentieke versie. Wijken de Duitse of Engelse vertaling daarvan af, dan geldt de Nederlandse tekst.

2. Rangorde en samenhang

Waar deze overeenkomst afwijkt van de algemene voorwaarden, gaat deze overeenkomst vóór, maar alleen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens van jouw leerlingen en ouders betreft. De privacyverklaring beschrijft dezelfde verwerkingen in gewone taal en is bedoeld als toelichting, niet als afwijking.

Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerking", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "sub-verwerker" en "inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

3. Onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking

• Onderwerp: het leveren van LessonSolutions — administratie, planning, voortgangsregistratie, rapportage, facturatie en het ouderportaal voor een bijlespraktijk.
• Aard van de verwerking: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, raadplegen, wijzigen, doorzenden (aan de ouder via het portaal en aan de sub-verwerkers in artikel 8), en wissen.
• Doel: uitsluitend het leveren van de dienst aan jou. Wij verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden, gebruiken ze niet om onze producten te verbeteren, trainen er geen modellen mee, verkopen ze niet en delen ze niet met adverteerders.
• Duur: zolang je een account hebt, en daarna zoals beschreven in artikel 13.

4. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

Betrokkenen zijn: (a) de leerlingen van jouw praktijk — kinderen van ongeveer vier tot twaalf jaar; (b) hun ouders of verzorgers; en (c) mensen die via het aanmeldformulier een proefles aanvragen.

Bijzondere categorieën. De dienst vraagt daar nergens om en heeft er geen veld voor. De vrije aantekeningen en het lesverslag zijn vrije tekst, dus je kúnt er iets in zetten wat als bijzonder persoonsgegeven telt. Doe dat niet, tenzij het werkelijk nodig is voor de lespraktijk en je daarvoor een grondslag hebt. Wij zijn niet ingericht op de systematische verwerking van gezondheidsgegevens en beschouwen die niet als onderdeel van de opdracht.

5. Jouw instructies

Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructie. Als instructie gelden: deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, de functies van de dienst zoals jij die gebruikt, en de instellingen die je kiest.

Verplicht een wet van de Europese Unie of van een lidstaat ons tot een verwerking die daar buiten valt, dan melden wij je dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

Wij laten het je weten als wij menen dat een instructie van jou in strijd is met de AVG of met andere gegevensbeschermingsregels.

Jij staat ervoor in dat je een geldige grondslag hebt om deze gegevens te verwerken, dat je de ouders informeert over wat je vastlegt en waarom, en dat je zelf bepaalt hoe lang je gegevens bewaart. Wij kunnen die afweging niet voor je maken, en wij doen dat ook niet.

6. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij ons die toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht, contractueel of op grond van de wet. Die plicht blijft gelden nadat de werkzaamheden of deze overeenkomst zijn geëindigd.

Toegang tot productiegegevens is beperkt tot de mensen die die toegang nodig hebben om de dienst te laten werken, en wordt gebruikt voor beheer, back-ups en het oplossen van storingen — niet om mee te lezen.

7. Beveiliging (artikel 32 AVG)

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen. Dit zijn de maatregelen die vandaag daadwerkelijk in het product zitten:

• versleuteling van al het verkeer met TLS (HTTPS);
• wachtwoorden uitsluitend opgeslagen als hash, met een algoritme dat daarvoor bedoeld is;
• de sessiecookie is HttpOnly, Secure en SameSite; het toegangstoken van een sessie is kortlevend;
• strikte scheiding tussen praktijken: elke opvraging in de dienst is gebonden aan de eigenaar van het account, en een ouderportaal-link is gebonden aan één gezin — een parameter aanpassen levert geen gegevens van iemand anders op;
• een ouderportaal-link is ondertekend, kan niet worden aangepast, en kan per gezin in één handeling worden ingetrokken;
• snelheidsbegrenzing op inloggen en op de API, en tijdelijke vergrendeling van een account na herhaald mislukt inloggen;
• beveiligingsheaders op elke reactie van de server;
• spambeveiliging op openbare formulieren die op onze eigen server draait en geen derde inschakelt;
• een beveiligingslog van inlog- en accountgebeurtenissen, met tijdstip en IP-adres;
• hosting binnen de Europese Unie, in Duitsland;
• reguliere back-ups van de database.

Wij kunnen deze maatregelen wijzigen zolang het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt.

8. Sub-verwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om de onderstaande sub-verwerkers in te schakelen. Met elk van hen hebben wij afspraken gemaakt die niet minder streng zijn dan deze overeenkomst.

Anthropic verdient een aparte waarschuwing. Dit is de enige sub-verwerker die persoonsgegevens van een met naam genoemd kind buiten de EU verwerkt, en de enige die vrije tekst te zien krijgt die jij over dat kind hebt geschreven. Je geeft daar opdracht toe door de functie te gebruiken: de dienst stuurt niets naar Anthropic zolang je geen conceptrapport laat maken. Achternaam, geboortedatum, school, adres, oudergegevens en facturen gaan nooit mee. De uitkomst is altijd een concept dat jij eerst moet nakijken; er wordt nooit automatisch iets naar een ouder verzonden.

Wij informeren je ten minste 30 dagen voordat wij een sub-verwerker toevoegen of vervangen. Maak je binnen die termijn bezwaar en komen wij er samen niet uit, dan mag je je abonnement per de datum van de wijziging opzeggen zonder kosten.

9. Doorgifte buiten de EU

Alle gegevens staan op servers in Duitsland. De enige structurele doorgifte naar buiten de EU is die naar Anthropic in de Verenigde Staten, en alleen wanneer je de conceptrapportfunctie gebruikt. Die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersvoorwaarden van Anthropic.

Wij dragen geen persoonsgegevens over aan een ander derde land zonder je daarover te informeren en zonder een geldig doorgiftemechanisme.

10. Rechten van betrokkenen

Vraagt een ouder om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdracht, dan ben jij degene die dat verzoek beantwoordt. Wij mogen dat niet uit onszelf doen.

Wij helpen je daarbij met de middelen die de dienst biedt: je ziet en bewerkt alle gegevens van een gezin in de app, en je kunt een gezin met de volledige geschiedenis wissen — de dienst laat vooraf zien wat er dan precies verdwijnt.

Loop je vast of heb je iets nodig wat de app niet biedt, mail dan privacy@lesson-solutions.online. Wij helpen binnen een redelijke termijn en kosteloos, tenzij een verzoek buitensporig veel werk vraagt.

Bereikt een verzoek van een ouder ons rechtstreeks, dan beantwoorden wij het niet inhoudelijk. Wij verwijzen de ouder naar jou en laten jou weten dat er een verzoek is binnengekomen.

11. Bijstand bij beoordelingen en overleg met de toezichthouder

Wij helpen je, gelet op de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, bij het nakomen van je verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG: bij het beveiligen van de verwerking, bij het melden van een datalek, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.

In de praktijk betekent dat: wij geven je op verzoek de informatie over onze verwerkingen, sub-verwerkers en beveiligingsmaatregelen die je voor zo’n beoordeling nodig hebt.

12. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden wij dat aan jou zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat wij ervan op de hoogte zijn geraakt.

Wij melden wat wij op dat moment weten: wat er is gebeurd, welke categorieën gegevens en betrokkenen het betreft, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn, welke maatregelen wij hebben genomen en wie je bij ons kunt bereiken. Weten wij nog niet alles, dan melden wij eerst en vullen wij aan.

Het melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan de ouders is jouw verantwoordelijkheid — jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren je alles wat je daarvoor van ons nodig hebt.

13. Wat er na afloop met de gegevens gebeurt

Wij beschrijven hier eerlijk wat er vandaag gebeurt, ook waar dat nog niet is wat het moet worden.

• Zelf wissen kan altijd. Je kunt een gezin met alle bijbehorende geschiedenis — kinderen, lessen, verslagen, beoordelingen, rapporten, materiaal en berichten — in één handeling wissen. De dienst laat eerst zien wat er precies verdwijnt en vraagt je de naam van het gezin over te typen.
• Verstuurde facturen blokkeren dat. Bestaan er verstuurde facturen voor dat gezin, dan kan het niet gewist worden: jij moet die facturen zeven jaar bewaren (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen), en de AVG laat die plicht uitdrukkelijk staan (artikel 17 lid 3 sub b). Een conceptfactuur blokkeert niets — die is nooit verstuurd en wordt met het gezin mee gewist.
• Exporteren. Je kunt je accountgegevens exporteren vanuit je instellingen. Wil je een volledige export van je praktijkgegevens in een leesbaar formaat, mail dan privacy@lesson-solutions.online; wij leveren die kosteloos.
• Je account verwijderen wist de hele praktijk. Verwijder je je account, dan wissen wij in dezelfde handeling alle leerling- en oudergegevens die je in de dienst hebt gezet: kinderen, lessen, lesverslagen, beoordelingen, rapporten, roosters, materiaal en portaalberichten. Lukt dat wissen niet, dan gaat het verwijderen van het account niet door. Alleen gezinnen met verstuurde facturen blijven staan, en van hen alleen de naam en het factuuradres — de rest, inclusief het kind en zijn lessen, wordt ook dan gewist. Wil je die laatste gegevens ook kwijt, dan kan dat pas als jouw bewaarplicht is verlopen; mail privacy@lesson-solutions.online en wij doen het dan.
• Back-ups. Gewiste gegevens kunnen nog in reguliere back-ups zitten tot die vervallen. Zolang dat zo is worden zij niet meer gebruikt en niet meer getoond.

14. Controle en informatie

Wij stellen je op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wij deze overeenkomst nakomen: onze beveiligingsmaatregelen, onze sub-verwerkers, en waar de gegevens staan. Vraag daarnaar via privacy@lesson-solutions.online.

Je hebt het recht een audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding gehouden is. Meld dat ten minste 30 dagen van tevoren, ten hoogste eenmaal per jaar, tenzij een datalek of een aanwijzing van de toezichthouder aanleiding geeft tot meer. Een audit mag de dienstverlening aan andere klanten niet verstoren en mag geen inzage geven in gegevens van andere praktijken. De kosten draag jij, behalve wanneer uit de audit blijkt dat wij deze overeenkomst wezenlijk niet zijn nagekomen.

15. Aansprakelijkheid

Ieder van ons is aansprakelijk voor zijn eigen handelen zoals artikel 82 van de AVG dat bepaalt. De aansprakelijkheidsbeperking uit de algemene voorwaarden geldt niet voor onze verplichtingen als verwerker onder deze overeenkomst.

16. Duur, wijzigingen, recht en contact

Deze overeenkomst geldt zolang wij persoonsgegevens voor jou verwerken en eindigt daarna, met uitzondering van de bepalingen die naar hun aard blijven gelden (vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, en wat er na afloop met de gegevens gebeurt).

Wij kunnen deze overeenkomst wijzigen wanneer de dienst, de wet of het toezicht daartoe aanleiding geeft. Een wijziging kondigen wij ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan; ben je het er niet mee eens, dan kun je per de ingangsdatum opzeggen.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Contact:
Just-Solutions, Panna 3, 5126 DJ Gilze, Nederland. KvK 42024979.
privacy@lesson-solutions.online